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高效会议 U
oq
t 1、我们遇到的困难 hL(zVkYI 精益生产项目运行过程中存在大量的信息沟通和业务协调,会议成为项目有序展开的“必杀技”,通过一定形式的会议能够达成共识、获取方法、快速执行等作用。 dl; 例行类会议解析:日例会、周例会、月度例会、培训宣贯类会议等形式是及时捕捉项目信息的平台,能够及时传递项目信息、获取项目异常信息的通道,但是例会召开的比较臃长,效率和效果不佳! /q\{Os rX 管理改善类会议解析:项目运行过程中我们会发现大量的问题,而这些问题是需要集中团队智慧和资源来改善的,会议提供一个集思广益、共同讨论、团队协作的平台来实现专题业务的提升,但是由于现场的问题责任一般责任方不明确,会议过程经常出现“踢皮球”、“无果而终”的局面! O~L/>Ya _rIFwT1] 2、低效会议的表现要素 /t;Kn m ZL^
svGy 3、成功会议的三要素 3A)Ec/;~ 是什么在推动着一次成功的会议? w.0:#4 (1)优秀的主持人 O<}Kr
mUC~ AriW&E (2)运行流程和方法 7TaHE
①运行方法——PDCA [KT1.5M[ cfrvx^,2& ②运行流程 F
=Zc_ 会议议程表: -A3>+G3[ 主持人要弄清楚为何要召开本次会议;有何目的;何人参加;何时举行;何处召开;如何进行 ]fb3>HOTJ 召开会议——开场白: *0!IHr"fn 让与会者明白开会的目的及流程; @`S8d%6P 让与会者知道为何请他们来开会; >}|Vmy[/ 预先提示避免不相关的主题; SBog7An9SI 取得与会者对会议进行方式的认可。 l99{ e
D 召开会议: o?]g 组织会议以取得预期结果为目标 z&W5@6")` 按设定议程开会 fd&=\~1_$ 包括每一个议项、概述各项决定§引导、鼓励与会人员参与 mq!_/3 重要的备忘事项和决定需做记录 A
DW> 时间是宝贵的——要掌握时间 g0M9v]c
控制争议、要有最后决策 5IfyD ]< 召开会议——总结: XL2iK) A 会议结束后主持人传达与会者已讨论过的问题;
#->#mshd4 概述已达成的会议决议:何事、负责人、何时完成、需要与会者何种支持!; pU)g93 对沟通的内容达成共识并形成书面文件! -'F? | 会后措施:
(Tbw@BFk 自上而下逐级向非与会者传达信息; E2xcd#ZD 制订行动计划以完成分配给您的任务; x J[Xmre 确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度; 0f]LOg 根据需要制订下次会议的议程。 nApkK1? Qf<@
:T* (3)引导良好的参与 7$/%c{o 与会者的职责是: 50VH>b_ ——有备而来、投入讨论 [;*Vm0>t ——清楚地和积极地提出观点 HyX:4f|]' ——切中主题——不要离题 J[7|Ul1
< ——鼓励差异性的意见 %Tvy|L
, ——集中于会议主题 _6/q. ——考虑别人的意见 [pgld9To ——提供折衷意见 !ZC0 n` ——避免重复和夸夸其谈 .C7;T'>! ——认真倾听他人的观点! H6! <y- ——协助主持人以取得会议的预期结果! iTpU4
Qsj ——支持会议最终达成的意见! <-%OXEG ——积极向非与会者传达信息! 0//B+.# C?47v4n-' 2GO-FAST(头脑风暴法) _5l3e7YN 1、精益生产项目当前的问题 }+3IM1VTW{ 实际问题解决: yG%<LP2p@f ——我们发现大量的问题,但是我们找不到方法! [7|j:! ——我们找到方法但是方法不完美! &
~*qTojj ——我们觉得有很多方法能够解决问题但不能决策! }ki}J >j|f ——讨论问题的时候领导的观点占主导无法拓展! Rd|xw%R\mb ——没有创造性的方法实现大的突破! qL1d-nH ——有效途径:群策群力(GO-FAST) g#b uy Eg;xj@S<2 2、GoFast!研讨会主要课题安排 kIlK"= cJQ& #u 前期的准备工作: [ta3sEPjs 第一步:集思广益 :Tu%0="ye 某些问题如果是跨部门或责任不清的情况下,可召开“智囊团”会议商讨具体方案,可采用集体智慧,也可以采用其他方法! S`
v+rQjW d(> 第二步:选定议题 I,0Z* rw 好的议题应着眼于解决现场存在的问题: -|\SNbPTV –跨部门又存有争议且责任不清 yDn8{uI –需要跨部门投入资源支持才能解决 , U?W –集中解决主要业务或客户目标(也即有关生产能力、士气、制造周期、制造质量、生产成本) InCo[ 8SI –当前最迫切的、具体的、实际的问题 U2@Mxw –在研讨小组能控制的范围内 QZ:xG:qyk; 第三步:选定主持人 [tEHr 主持人应是这样的人:
Dw-i!dq •研讨问题的直接负责主管 .dStV6 •对问题的具体信息了如指掌 #Emz9qTsce •被授予最终决策权 Ohe*m[ •对该问题充满热忱 RLtIn!2OU •对该议题从选题到实施负全部责任 LnY`f -H 第四步:GO-FAST研讨 rh%-va9
目标: wEp*j+Mmce –经主持人审定问题具备GO-FAST条件 b( qO fek –将问题研讨保持在可控制的范围内并能及时完成 '<v_YxEn –确定问题研讨相关方成员和课题专家 X&+*?Q^ o 2Okc><z 第五步:决策和执行 '
+*,|;? 快速决策、马上行动—— (bBr O74lR •挑战决策组成员并能够迅速作出决策、少做无用功 H;(|&Asq> •激励工作组人员用最佳的方案实施计划 g-cC&)0Q •确保行动计划明晰、时间紧迫但却切实可性 irRe} •落实明确的责任人并能够执行到位 QTKN6P MV.$Ay 3、GO-FAST会议常见问题:总结 eo~>|0A*V •表达自己的保留意见或用其他的话题绕开主题 sKU?"|G81G •对某些观点不赞同(“这恐怕不是很新颖…”、“这么乱的想法……”) ;{e=Iz}/ •对无辜的人用盘诘的口吻问太多的问题 v?S~
=$. •自我防卫意识太强,尤其是收到个人攻击时就立刻锋芒比露、以牙还牙 |fTWf}Jx •过多将建议纳入“须进一步深入研究”而拖延 LG6k
K
G •唯我是尊,忽视其他人的意见 #{]Yw
}m •滥用权利,对糟透了的观点点头称是•对自己无力为之的事情轻易许诺
;p U=> •重复决策组其他人的意见——作简单扼要的评述 YR$)yl •擅自离开岗位去赴其他会议或接听电话 'CkN
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